Secrétaire/agent administratif

Volet accueil du public

 Gérer le standard téléphonique du site, aux heures d’ouvertures définies, en assurant un accueil adapté et respectueux et en transmettant les appels aux différents professionnels et/ou en transmettant les messages laissés à ces derniers ;

 Renseigner, orienter et guider les personnes contactant l’association sur le standard téléphonique, notamment en délivrant une information juste et fiable aux différents interlocuteurs et en assurant le transfert d’appel au besoin ;

 Assurer l’accueil physique des visiteurs extérieurs, qu’il s’agisse des publics, des partenaires ou des autres salariés, en adaptant sa posture (convivialité, discrétion, etc.) aux situations rencontrées (entretien, réunion, formation, etc.) ;

 Gérer et organiser la convivialité (café, thé, gâteaux…) ainsi que la réservation de repas sur place ou à l’extérieur (plateaux repas, restaurant, etc.) après validation du besoin par un cadre (responsable administratif et/ou directeur).

Volet organisationnel, logistique et administratif

 Gérer les stocks de fournitures de bureau et de denrées alimentaires, recenser les besoins des salariés du site et effectuer les achats correspondants après validation par un cadre (responsable administratif, de pôle et/ou directeur) ;

 Gérer le planning de réservation des salles et bureaux du site (demandes internes ou externes validées par un cadre), les préparer en amont (matériels, documents, etc.) puis s’assurer de leur rangement après l’utilisation (mobilier, etc.) ;

 Assurer la réception, la distribution, l’affranchissement et l’envoi des courriers des différents professionnels du site en suivant les règles d’ouverture des plis ;

 Traiter les mails reçus sur les adresses mails génériques dont il ou elle a la charge, en effectuant un tri et un suivi adapté

 Assurer pour l’association le suivi des candidatures d’emploi et stage déposées sur l’espace spécifique du site internet, qu’il s’agisse d’une démarche spontanée ou en réponse à une offre, en se référant à la procédure interne dédiée ;

 Rédiger et/ou mettre en forme et diffuser les courriers, les comptes-rendus de réunions et les notes d’information et assurer le classement et l’archivage des différents documents internes et externes selon les règles de conservation ;

 Mettre à jour, déposer et classer les documents émanant de son site de rattachement sur le SharePoint de l’association (statuts associatifs, règlement intérieur du personnel, chartes communes, projets en cours, plans d’action, etc.) ;

 Gérer l’affichage obligatoire, permanent et temporaire des informations diffusées par mail dans la salle du personnel (appels à candidatures, notes d’information, procès-verbaux, comptes-rendus de réunions, tracts syndicaux, etc.) ;

 Apporter un soutien aux tâches administratives, notamment liées aux prestataires extérieurs (banque, assurance, etc.) et aux procédures internes (suivi des véhicules, du parc immobilier, des contraventions, des frais professionnels, etc.).

Volet mise en œuvre de la stratégie de communication

 Décliner la stratégie de communication associative, notamment en traduisant les orientations en actions concrètes afin de participer à la construction de du plan de communication annuel (identification des cibles, des canaux, etc.) ;

 Planifier et organiser des actions de communication, en définissant les échéances, les étapes et les livrables attendus, coordonnant les contributions internes et externes et en anticipant une programmation temporelle cohérente ;

 Centraliser les demandes de communication émanant des établissements et services, analyser les besoins exprimés, vérifier leur cohérence avec la stratégie de communication et coordonner la mise en œuvre de réponses adaptées ;

 Adapter les messages selon les publics (personnes accueillies, salariés, bénévoles, élus, partenaires, grand public, etc.) et veiller à la cohérence éditoriale, visuelle et/ou institutionnelle des contenus en application de la charte graphique ;

 Participer à la production de contenus (rédaction, mise en page, etc.) et à leur diffusion selon le calendrier établi en vérifiant en amont leur conformité (format, orthographe, etc.) et en les transmettant aux relais internes et externes ;

 Participer à la création et à l’animation du réseau des référents internes « communication », notamment en soutenant la dynamique, en organisant des temps d’échange et en accompagnant leur montée en compétences.

Volet création de supports et d’évènements

 Participer à la rédaction et à l’actualisation de la charte graphique associative et veiller à sa bonne application, notamment en opérant un rôle de relecture et de vérification des productions par les établissements et services ;

 Concevoir ou actualiser des supports print ou digitaux en analysant le besoin et en développant une réponse adaptée, en proposant un soutien pour leur conception éditoriale et graphique et en suivant leur production et diffusion ;

 Travailler, au besoin, avec des prestataires externes (graphiste, imprimeur, etc.) en les identifiant et les mobilisant, en rédigeant et transmettant les briefs, en relisant et validant les livrables et en suivant la production des supports ;

 Participer à la préparation d’évènements internes ou externes (notamment des salons, forums, conférences, etc.) en aidant à la coordination logistique et technique et en contribuant à la communication tant en amont qu’en aval.

Volet animation des supports digitaux

 Rédiger des contenus variés (articles, publications, newsletter, communiqués, dossiers de presse, bannières, etc.) en relisant, corrigeant et reformulant au besoin les contenus existants, notamment en adaptant le ton et le format ;

 Administrer le site internet de l’association, notamment en mettant à jour les informations (organigramme, etc.) et en publiant régulièrement des articles d’actualité relatifs aux différents pôles d’activité et territoires d’intervention ;

 Administrer les différents réseaux sociaux de l’association, en mettant à jour les informations, en publiant des contenus (selon le programme de publication établi) et en répondant aux commentaires et messages (selon le cadre défini) ;

 Assurer une veille informative sur les nouvelles tendances digitales, les bonnes pratiques et les évolutions du secteur et suivre les performances des publications sur les différents supports digitaux (engagement, portée, trafic, etc.).