Assistant de Direction

Gestion administrative

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement.

Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que la correspondance électronique.

Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles.

Créer des documents administratifs et des tableaux de suivi à la demande de la direction.

Mettre en forme des courriers, rapports, comptes-rendus et supports de communication.

Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH via la plateforme ViaTrajectoire et à la gestion des demandes d’admission.

Assurer la création, la constitution et la mise à jour des dossiers administratifs des personnes accompagnées en lien avec les familles et/ou tuteurs dans le Dossier Unique Informatisé (DUI).

Effectuer le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, Assurance Sociale…).

Préparer et gérer la facturation mensuelle auprès des conseils départementaux.

Participer au recouvrement des factures en lien avec la comptabilité et la direction.

Assurer le suivi des présences et la facturation des repas en lien avec le chef de service et la comptabilité.

2. Gestion administrative du personnel

Préparer et publier les offres d’emploi.

Préparer les dossiers d’embauche et leurs annexes (rémunération, justificatifs, documents administratifs) selon les procédures en vigueur.

Réaliser les formalités d’embauche et préparer les contrats de travail en lien avec le service RH.

Mettre en place et suivre des tableaux de bord et indicateurs RH avec la direction et le/la chargé(e) de gestion du personnel.

Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés.

Former les nouveaux utilisateurs au logiciel de gestion des temps Octime.

Suivre et enregistrer les absences des salariés sur Octime (maladies, congés, accidents du travail…).

3. Gestion logistique

Commander et gérer le stock de matériels et fournitures courantes.

Gérer les relations avec les prestataires pour le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques (photocopieurs, ordinateurs, téléphonie…).

Assurer le suivi des déclarations auprès des assurances.

Profil recherché

Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.

Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou associatif.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Une connaissance des logiciels Octime, DUI ou ViaTrajectoire serait un atout.
BTS bureautique et secrétariat
Organisation et sens des priorités. Discrétion et respect de la confidentialité. Bon relationnel et qualité de communication avec les familles et les partenaires. Autonomie et capacité d’initiative. Capacité à travailler en équipe.