Employé de service

ASSURER LE SECRETARIAT ET LES TACHES ADMINISTRATIVES
 Assurer la circulation de l’information du service.
 Assurer la mise en forme des courriers.
 Assurer l’envoi, la réception et l’enregistrement du courrier selon la procédure interne.
 Assurer la communication/transfert des courriels arrivés sur la boîte mail « secrétariat ».
 Effectuer l’affichage obligatoire et transférer les informations réglementaires, venant du siège, des instances représentatives du personnel et de la direction.
 Gérer le planning des salles de réunions.
 Assurer le suivi des effectifs, via la remontée des états mensuels d’activité ;
 Sous la responsabilité du ou de la chef.fe de service, contribuer à la planification des réunions d’évaluations
 Assurer le suivi des congés et des absences des salariés en lien avec la direction :
 enregistrer les demandes de congés des salariés,
 tenir à jour le tableau de congés, et des absences,
 Assurer le suivi et les commandes des tickets restaurants :
 Renseigner le cahier de commande,
 Envoyer la commande au service de comptabilité de l’association.
 Gérer les stocks des fournitures bureautiques et passer les commandes :
 Assurer le suivi des commandes de fournitures après la validation du ou de la chef.fe de service,
 Assurer les relations avec les prestataires, les fournisseurs.

ASSURER L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
 Assurer l’accueil physique des personnes extérieures :
- relevant d’une mesure confiée à notre service,
- tout autre acteur (partenaires/institutionnels…)
 Assurer l’accueil téléphonique et orienter les personnes vers le.la professionnel.le sollicité.e.
 Recueillir les messages et veiller à les transmettre sans délai au professionnel.le concerné.e.
 Renseigner les partenaires extérieurs sur des procédures/mesures en cours.

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES MESURES CONFIEES AU SERVICE
 Réceptionner, enregistrer les mesures et les transmettre à la direction (uniquement mesures administratives).
 Assurer la gestion, la mise à jour et la bonne tenue du dossier unique de l’usager en informant les référents.
 Assurer le classement normé, la conservation, la traçabilité et l’archivage des dossiers.
 Participer à la relecture et assurer la mise en forme des notes et rapports validés par l’équipe de direction.
 Assurer la tenue et la mise à jour des outils informatisés (Silao, tableau effectifs, tableaux de présence)
 Assurer la mise à jour et le suivi statistique.
 Mettre à jour de façon permanente le cahier de procédures-secrétariat permettant la transmission de ses pratiques professionnelles (particulièrement en cas d’absence imprévue)
 Faciliter la bonne articulation auprès et entre les professionnels au service de la mission.
 Informer sans délai le·la chef·fe de service ou, en son absence la Direction, de tout dysfonctionnement grave qu’il·elle peut être amené·e à constater dans le cadre de sa mission.
 Respecter les droits et libertés individuelles des enfants, des familles (autorité parentale, droits de l’enfant,…) et des professionnels.
 Respecter le secret professionnel en lien avec les missions conduites.