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Secrétaire/agent administratif
CTT/Intérim 35h/sem
Du 08/09/2025 au 30/09/2025
Rémunération selon le profil
Poste
Description du poste
Le/La secrétaire d’intervention sociale est amené(e) à accueillir, à renseigner et à orienter les ménages migrants d'Europe de l'Est vivant en bidonville sur le département de Loire-Atlantique, sur une permanence d’accueil physique et téléphonique, pour traiter de toutes sollicitations d’ordre administratif relevant d’une demande d’accès aux droits sur le territoire français.
Il/Elle assure toutes les tâches administratives relevant de la permanence (fixe et mobile).
Activités générales de la fonction
Accueil des usagers à la permanence sans rendez-vous, traitement des demandes, orientation vers les travailleurs sociaux ou autres partenaires, et planification des rendez-vous d’accompagnement sociaux.
Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail de la permanence
Gestion informatique des dossiers usagers sur le logiciel SOLIS : création, mise à jour et archivages des dossiers
Gestion administrative de la permanence : traitement du courrier, rédactions courriers, soutien rédactionnel pour les rapports sociaux, gestion des plannings des TS, gestion des RV usagers (prise de RV et relance en amont du RV, RV non honorés)
Gestion de l’affichage de la salle d’attente
Il/Elle assure toutes les tâches administratives relevant de la permanence (fixe et mobile).
Activités générales de la fonction
Accueil des usagers à la permanence sans rendez-vous, traitement des demandes, orientation vers les travailleurs sociaux ou autres partenaires, et planification des rendez-vous d’accompagnement sociaux.
Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail de la permanence
Gestion informatique des dossiers usagers sur le logiciel SOLIS : création, mise à jour et archivages des dossiers
Gestion administrative de la permanence : traitement du courrier, rédactions courriers, soutien rédactionnel pour les rapports sociaux, gestion des plannings des TS, gestion des RV usagers (prise de RV et relance en amont du RV, RV non honorés)
Gestion de l’affichage de la salle d’attente
Missions
Accueil physique et téléphonique du public :
L’accueil en permanence sur le flux, pré-évaluation de la demande de l’usager avec :
- Traitement en direct si la demande relève d’une démarche purement administrative (ex : déclaration trimestriel, actualisation d’une demande de logement social …
- Si premier accueil : création du dossier SOLIS
- Orientation vers la permanence d’accueil avec la présence d’un travailleur social
- Orientation vers la PMI Chaptal
- Prise de rendez-vous avec un travailleur social
- Réorientation vers un partenaire
- Gestion du flux de personne dans la salle d’attente
L’accueil téléphonique :
- Traitement de la demande
- Orientation vers la permanence d’accueil à Chaptal ou mobile
- Prise de rendez-vous avec un travailleur social, avec la PMI Chaptal
- Réorientation vers un partenaire
Gestion Administrative de la permanence :
- Traitement du courrier, des mails, des appels téléphoniques
- Transmissions des informations usagers aux référents sociaux, coordinateur, cheffe de service, et toutes autres informations concernant l’activité de la permanence
- Gestion de l’organisation des plannings de la permanence fixe et mobile en collaboration avec les professionnels de la permanence (coordinateurs et travailleurs sociaux)
- Gestion des plannings de rendez-vous d’accompagnement des travailleurs sociaux
- Gestion des plannings des interprètes
- Gestion de la relance des rendez-vous usagers 48h avant
- Aide à la rédaction de courriers, rapports sociaux des usagers
- Réalisation des démarches administratives en attente des dossiers usagers
- Gestion du logiciel SOLIS : création des dossiers d’accompagnement ouverts en file active dans SOLIS, création des nouveaux dossiers, archivage et actualisation des dossiers
- Suivi du tableau d’activité excel pour les statistiques
- Gestion de la communication : flyers, informations partenaires (ex : permanence PMI…), affichage salle d’attente
- Aide à la rédaction du rapport d’activité
Participation aux réunions du service, du pôle et autres réunions partenariales.
L’accueil en permanence sur le flux, pré-évaluation de la demande de l’usager avec :
- Traitement en direct si la demande relève d’une démarche purement administrative (ex : déclaration trimestriel, actualisation d’une demande de logement social …
- Si premier accueil : création du dossier SOLIS
- Orientation vers la permanence d’accueil avec la présence d’un travailleur social
- Orientation vers la PMI Chaptal
- Prise de rendez-vous avec un travailleur social
- Réorientation vers un partenaire
- Gestion du flux de personne dans la salle d’attente
L’accueil téléphonique :
- Traitement de la demande
- Orientation vers la permanence d’accueil à Chaptal ou mobile
- Prise de rendez-vous avec un travailleur social, avec la PMI Chaptal
- Réorientation vers un partenaire
Gestion Administrative de la permanence :
- Traitement du courrier, des mails, des appels téléphoniques
- Transmissions des informations usagers aux référents sociaux, coordinateur, cheffe de service, et toutes autres informations concernant l’activité de la permanence
- Gestion de l’organisation des plannings de la permanence fixe et mobile en collaboration avec les professionnels de la permanence (coordinateurs et travailleurs sociaux)
- Gestion des plannings de rendez-vous d’accompagnement des travailleurs sociaux
- Gestion des plannings des interprètes
- Gestion de la relance des rendez-vous usagers 48h avant
- Aide à la rédaction de courriers, rapports sociaux des usagers
- Réalisation des démarches administratives en attente des dossiers usagers
- Gestion du logiciel SOLIS : création des dossiers d’accompagnement ouverts en file active dans SOLIS, création des nouveaux dossiers, archivage et actualisation des dossiers
- Suivi du tableau d’activité excel pour les statistiques
- Gestion de la communication : flyers, informations partenaires (ex : permanence PMI…), affichage salle d’attente
- Aide à la rédaction du rapport d’activité
Participation aux réunions du service, du pôle et autres réunions partenariales.
Profil recherché
De formation bac+2 dans le domaine tertiaire, avec expérience d'accueil d'un public en situation de précarité sociale
Capacité à écouter et apporter des réponses adaptées à des personnes en situation de parcours migratoire, au regard de leur accès au droit sur le territoire français
Collaboration avec équipe de travailleurs sociaux
Capacités à travailler avec des interprètes
Connaissances des outils bureautiques
Assistante de direction
Capacité à écouter et apporter des réponses adaptées à des personnes en situation de parcours migratoire, au regard de leur accès au droit sur le territoire français
Collaboration avec équipe de travailleurs sociaux
Capacités à travailler avec des interprètes
Connaissances des outils bureautiques
Assistante de direction
Informations complémentaires
Condition particulières :
- Une expérience/connaissance sur un poste équivalent, dans le secteur de l’intervention social est souhaitée
- Travail en équipe au sein d’un service composé de 2 dispositifs d’accompagnement social
- Travail avec l'interprétariat
- La sensibilisation à la langue roumaine serait appréciée
Public étranger, Migrants, Personnes en situation de précarité économique
9 rue Chaptal 44100 NANTES
Établissement
PERMANENCE CHAPTAL
Association : ASBL
9 Rue Chaptal
44100 Nantes
Horaires
Rythme de travail
Horaires de service (8h-18h)
Autres informations
intervention lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi