Assistant des Ressources Humaines, Secrétaire/a...

 Assurer le secrétariat de direction :
o Préparation et prise de notes, comptes rendus, rapports, documents institutionnels,
o Gestion des agendas des 4 directeurs (Directeur, Dir adjointe, Dir Qualité, AAH)
o Suivre les enquêtes nationales et départementales, en mobilisant les contacts nécessaires
o Suivi de la mise en œuvre des documents institutionnels (projet d’établissement, rapport d’activité, etc.), en lien avec le secrétariat Qualité pour ce qui relève des documents afférents.
o Accompagner la Direction sur les projets structurant l’établissement,
o Structurer les nouveaux processus : gestion des tableaux de bord et leur suivi (dépôts de plaintes - police, enquêtes administratives…)
o Identifier les axes d’optimisation pour assurer une veille documentaire permettant d’éclairer la décision de la direction
 Accompagner l’équipe de direction dans la tenue des plannings des services de référence,
 Suivre et organiser les instances, manifestations et évènements au sein de l’établissement :
o Organisation et soutien logistique (planification, invitation des participants, recensement des documents, propositions d’ordres du jour, préparation des dossiers, etc.)
o Rédaction des compte rendus,
o Suivi des mouvements de grève et transmission des données
 En lien avec les services départementaux :
o Être Référent sur le suivi des archives du CDEF,
o Gestion et actualisation de la base de données informatique, du classement des documents
o Être référent sur la mise en œuvre du système d’information en lien avec la direction des solutions numériques
o Relayer les informations demandées sur les sujets structurants.
 Être force de propositions dans l’amélioration de la communication institutionnelle, en interne ou à l’externe

Savoirs requis

 Être force de propositions,
 Être sensibilisé aux statuts de la Fonction Publique et plus spécifiquement de la Fonction Publique Hospitalière.
 Disposer de capacités rédactionnelles

Savoir-faire requis

 Maitriser Word : documents types, publipostage, respect d’une charte graphique,
 Maitriser Excel : tableaux croisés dynamiques, formules,
 Capacité à utiliser un logiciel de mise en page ou de publication
 Savoir manipuler des données, les analyser et en réaliser une synthèse.

Savoir-être requis

 Faire preuve de loyauté et sens du service,
 Anticiper et être réactif
 Rigueur et sens de l'organisation,
 Excellentes capacités de communication et de travail en équipe avec différents interlocuteurs internes et externes.
 Être en mesure de rappeler les informations importantes et transmettre les messages